L'archivage des documents en entreprise est une obligation légale (article 1734 du Code général des impôts). Si le processus peut être long et complexe, il permet d'optimiser la gestion, la conservation, la recherche et la restitution des archives en cas de besoin. Heureusement, il existe plusieurs moyens pratiques de simplifier cette activité et de gagner du temps.
1. Utiliser un Système d'Archivage Electronique (SAE)
La numérisation des documents permet de remédier aux nombreux problèmes que pose en général l'archivage des ressources papier. Il s'agit entre autres : du temps de traitement et de tri, du gaspillage d'espace, des risques de destruction liés à un incendie ou à un dégât des eaux, etc. L'archivage électronique apparaît donc comme une solution efficace pour simplifier le traitement de l'information en entreprise. Cette solution permet également de rendre les archives plus accessibles à tous les collaborateurs qui en ont besoin et ceci en tout temps et en tout lieu. Le gain de temps est donc non négligeable. Par ailleurs, avec l'archivage des documents papiers, les archives sont généralement réparties entre plusieurs services. Ceci a pour conséquence de compliquer leur accès en cas de besoin. De plus, lorsqu'un document est en cours d'utilisation dans un service, il ne peut plus être utilisé par un autre.
Cependant, pour mettre en place un Système d'Archivage électronique (SAE), il est toujours préférable de faire recours à un professionnel. En effet, même s'il existe des outils de dématérialisation dédiés à l'archivage, leur utilisation est assez complexe. Elle nécessite certaines connaissances techniques, car pour réaliser une facture électronique par exemple, il ne s'agit pas simplement de scanner un document papier. En outre, il est possible de protéger les documents archivés par une signature électronique de façon à éviter les vols et les fuites d'informations. Il faut aussi souligner que la destruction définitive des documents sous forme électronique après la période obligatoire de conservation peut être complexe. Par contre, avec un Système d'Archivage électronique, il est possible pour l'entreprise d'automatiser cette destruction.
2. Investir dans du matériel de conservation pour l'archivage papier
Il faut l'avouer, même si un SAE peut être très utile pour simplifier l'archivage des documents, il ne faut pas non plus négliger la méthode traditionnelle : l'archivage papier. Pour un archivage papier, la première étape consiste à faire le tri pour ne conserver que les documents essentiels. Il faut ensuite procéder à une catégorisation et à un classement par activité. Par ailleurs, chaque document a sa propre durée de conservation et il serait plus pratique d'en tenir compte au moment de les classer dans un tableau de gestion. Pour optimiser la classification des documents papier, il est recommandé d'investir dans :
- Des boîtes d'archives de 10 cm ou 15 cm de large ;
- Des chemises sans élastiques, des sous-chemises ;
- Des étagères de stockage ou autres meubles de rangement ;
- Des étiquettes de différents formats, etc.
Il faut penser à nommer les boîtes d'archives par service ou par département et par catégorie de dossier daté. Une boîte d'archives intermédiaires quant à elle peut contenir des comptes rendus, des conseils de formation, de la réglementation et de la documentation extérieure, etc.
3. Dédier une salle aux archivages
Les délais légaux de conservation des archives obligent l'entreprise à conserver certains documents pendant de nombreuses années alors qu'elle n'en a plus besoin : jusqu'à 30 ans parfois. En effet, ces derniers peuvent servir de preuves en cas d'audits. Cependant, ces documents n'ont pas leur place dans les boîtes d'archives ni sur les étagères de stockage. Ils ne feront que compliquer l'archivage des documents les plus importants. C'est pourquoi il est préférable de dédier une salle aux archives dans les locaux de l'entreprise. Toutefois, pour éviter que la détérioration desdites archives, il est recommandé d'opter pour une salle avec une température plus ou moins tempérée.
4. Externaliser l'archivage des documents en entreprise
L'une des façons les plus pratiques de simplifier l'archivage des documents de son entreprise est de confier sa gestion à une société de tiers-archivage. En pratique, l'externalisation de l'archivage consiste à déléguer cette tâche à des professionnels qui se chargeront de la maintenance du Système d'Archivage électronique de l'entreprise. Les documents sont donc régulièrement collectés, conservés, mis à jour et restitués sur la plateforme. Il est également possible pour l'entreprise de faire des économies en optant pour un système d'archivage mutualisé.
Par ailleurs, les professionnels de la matière sont également au courant des dernières évolutions technologiques et de la règlementation en matière d'archivage de documents d'entreprise. Ils sont donc qualifiés pour proposer des solutions sur mesure qui répondent parfaitement aux besoins de l'entreprise. En somme, il existe trois façons de simplifier l'archivage des documents de son entreprise : la numérisation des documents, l'utilisation de matériel de conservation et l'externalisation de la gestion.