Peu importe la taille et le statut juridique d’une entreprise, le déroulement de ses activités ne peut se séparer de la facturation. Et pour éviter toute induction à l’erreur pouvant nuire au développement de l’entreprise, une bonne gestion des factures est plus que nécessaire. Gérer ses factures est pourtant loin d’être une tâche facile à faire, surtout si l’on est encore qu’un jeune entrepreneur au début de sa carrière professionnelle. Sans tenir compte de l’ancienneté de l’entreprise, la gestion de facture constitue un véritable processus administratif à ne pas prendre à la légère. Comment alors bien gérer sa facture électronique ?
Les obligations légales sur la gestion de facture en entreprise
En France, la gestion de facture est bien un processus administratif encadré par la loi, et ce, à plusieurs niveaux. Obligation de facturation, date de remise, support utilisé et mentions obligatoires à signaler, les factures doivent contenir et respecter des règlements précis pour être valides. A priori, tout achat ou vente de produits/services dans le cadre des activités de l’entreprise doit faire l’objet d’une facturation. Pour ce qui est de la date de sa réalisation, elle se fera après acceptation de la commande dans le cas d’une vente et une fois les prestations achevées pour les prestations de services.
Aussi, les factures en entreprise doivent comporter un certain nombre d’éléments et d’informations pour ne pas paraître erronées ou incomplètes. Ainsi, chaque mention manquante est passible d’une sanction sous forme d’amende ou pénale. Mais quel moyen de gestion des factures peut-on utiliser pour bien gérer sa facturation ?
Les moyens de gestion possibles en facturation
Le moyen le plus classique et utilisé depuis des années dans la gestion de facturation est l’option « factures papier ». Avec l’aide d’un facturier papier, on pourra gérer plus facilement ses factures en modèle papier pré-imprimé et pré-numéroté, sans oublier les mentions obligatoires. Cependant, des factures papier peuvent parfois contenir des erreurs. En seconde option, le recours à un tableur ou à un traitement de texte peut être une bonne optique pour faire l’objet d’une informatisation de ses factures. Il s’agit ici d’un modèle de facture électronique personnalisé via un logiciel de traitement de texte ou un tableur.
Même s’il est possible d’utiliser un facturier papier, un tableur ou un traitement de texte pour gérer ses factures, la solution idéale est et restera toujours l’utilisation d’un logiciel de facturation. Présentant un processus de gestion plus simplifiée, le logiciel de facturation permet une centralisation de données et une limitation des risques d’erreur.
Logiciel de facturation, le moyen de gestion idéal
Sur le long terme, la réalisation des factures papier et des factures sur tableur est bien une option contraignante en soi. En effet, non seulement ces deux options peuvent induire en erreur pour faute d’inattention, mais en plus demandent un suivi et un temps d’établissement plus long et plus compliqué. On devra notamment s’occuper de la création d’un modèle personnalisé, inclure les mentions obligatoires à chaque fois de façon manuelle… Devoir tout intégré et transmettre les informations manuellement à chaque fois est bien une opération non-pratique à long terme. L’utilisation du logiciel de facturation permet à ce point de résoudre ce manque d’automatisme. Il permet la réalisation de facture électronique respectant les réglementations en vigueur. À chaque nouvelle législation, vos factures seront instantanément mises à jour. De plus, il est possible de définir les fonctions du logiciel selon le métier ou le secteur professionnel à tenir en compte. Pour le cas d’une entreprise de construction par exemple, la facturation doit obligatoirement se lier aux devis ainsi qu’à la réalisation des factures d’acomptes et de garanties.
Aussi, à part le fait de présenter des avantages intéressants, l’utilisation d’un logiciel de facturation est avant tout une obligation légale depuis le 1er janvier 2018. Cette mesure législative vise à augmenter le niveau de sécurisation, la conservation et l’archivage des données de l’entreprise concernant achat et vente à long terme.